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成都山地所电子公文管理办法(试行)

时间:2017-10-31  来源: 文本大小:【 |  | 】  【打印

成山发办字〔200996

第一章   

  第一条  为规范中科院成都山地所电子公文管理,维护电子公文的真实、完整、可用和安全,根据国家电子公文管理和我院公文管理的有关规定,制定本办法。 

  第二条  本办法中的电子公文,是指院属各单位、院机关各部门以及所属各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。 

  第三条  电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律,坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的基本原则。 

  第四条  中科院系统电子公文及所发电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》(科发办字〔2005373号)执行。 

第二章  机构及职责

  第五条  综合办公室负责全所电子公文管理的组织实施工作。具体职责是: 

  (一)制定电子公文管理规章制度。 

  (二)督促指导所属各部门的ARP公文系统使用,组织开展培训工作,协调解决ARP公文系统使用中出现的问题。 

  (三)所级电子公文的审核,以及下发给本所的电子公文的接收与系统下发。 

  (四)电子印章管理。 

  (五)所级电子公文的归档管理。 

  第六条 网络中心负责所级ARP公文系统的技术支撑和运行维护。具体职责是: 

  (一)提供ARP公文系统软件平台的技术支持,负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。  

  (二)系统进行维护、升级、迁移等操作时,应确保电子公文内容和原数据的一致性。 

  第七条  机关各部门负责本处室的电子公文管理。具体职责是: 

  (一)本处室电子公文的审核与办理。 

  (二)本处室电子公文的预归档管理。 

第三章  发文与收文办理

  第八条 发文办理: 

  (一)所属各部门通过ARP公文系统行文,行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》,并按本所ARP公文系统设定的发文流程和规范进行操作。 

  (二)完成电子公文流程后,所级排版员负责加盖发文机关电子印章,审核无误后方可发送。 

  (三)电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。 

  (四)电子公文提交给下一收文人后,应在3个工作日内对所发公文进行处理,对紧急公文应及时与接收单位联系,确保公文正常接收。 

  第九条 收文办理: 

  (一)所级收文员应及时登录ARP公文系统查收电子公文,每个工作日的上、下午至少查收1次。 

  (二)收文办理责任部门和责任人应在3个工作日内进行电子公文接收,对紧急公文应在当日接收。接收电子公文后,应核查公文的完整性和有效性,检查无误后,请严格遵照办文期限和本所收文流程和规范进行系统操作和相关办理。如有问题,请及时与发文单位或综合办公室联系。 

第四章  印章管理

  第十条  本所电子印章由中科院办公厅统一制作、颁发。对电子印章的管理要求如下: 

  (一)ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。 

  (二)严格按照印章管理有关规定使用电子印章,严禁空打印、空发印章。 

  (三)发文机关的实物印章如需更换,必须同步更换电子印章。更换电子印章,需向办公厅提出书面申请,并附新印模。 

第五章  应急与安全

  第十一条  应急管理:当ARP公文系统出现故障、引起电子公文无法正常办理时,应及时联系综合办公室和网络中心查明原因,排除故障。 

  第十二条  所属各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。 

  (一)使用人员首次登录系统时,应立即修改口令,并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。 

  (二)当使用人员调离或岗位发生变化时,应及时进行用户删除或权限调整,并办理相关手续。 

第六章  归档

  第十三条  电子公文的归档管理按照《中国科学院档案管理工作标准》(科发办字〔2005373号)执行。 

  第十四条  电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及《成都山地所文书档案建档规范》。 

  第十五条  归档要求: 

  (一)办理完毕且具有保存价值的电子公文,必须由拟稿人在一周内对电子公文进行系统预归档并适时打印纸质件。进行归档时,必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。 

  (二)打印的纸质发文稿纸,在签发栏中应由签发人签名(或盖签名章)。 

  (三)电子公文的纸质件应参照纸质档案管理要求进行分类整理后,于次年6月底之前交综合档案室归档。 

  (四)电子公文归档时,应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测,并由相关责任人确认后,办理移交手续。 

第十六条  电子公文档案的保管和利用执行国家及我所相关规定。

第七章  监督与责任追究

  第十七条  有下列行为之一者,将视情节轻重进行处置:对于情节较轻的限期整改,情节严重的给予行政处分,触犯法律法规的移交司法部门依法追究责任。 

  (一)电子公文管理不力,系统无法正常运转。 

  (二)使用ARP公文系统处理涉密公文。 

  (三)玩忽职守,造成电子公文损毁、丢失。 

  (四)违反规定,提供、复制、公布、销毁电子公文。 

  (五)篡改、伪造、出卖电子公文。 

  (六)其他违反国家法律法规和中国科学院及本所相关规章制度的行为。 

第八章   

  第十八条  本办法由综合办公室负责解释。 

  第十九条  本办法中的“ARP”指中国科学院资源规划项目(Academia Resource Planning)。 

  第二十条  本办法自201011日起施行。 

  第二十一条  收发文流程与相关操作要点见附件。 


  附件: 

成都山地所收文办件流程 

  

第一步 

第二步 

第三步 

第四步 

第五步 

第六步 

第七步 

第八步 

   

收文 

拟办→ 

批示→ 

分送→ 

办理→ 

承办→ 

办结→ 

归档 

参与人 

收文员 

综合办 

负责人 

所领导 

收文员 

相关部门 

责任人 

责任人 

收文员 

工作内容 

系统收文 

签署分文意见 

批示处理意见 

根据意见系统分文 

确定责任人办理 

办理 

办结公文 

收文预归档 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

成都山地所收文阅件流程 

  

  

  

第一步 

第二步 

第三步 

第四步 

第五步 

第六步 

  

步骤 

收文→ 

拟办→ 

阅示→ 

分送→ 

办结 

归档 

  

参与人 

收文员 

综合办负责人 

所领导及相关人员 

收文员 

收文员 

收文员 

  

工作内容 

系统收文 

签署分文意见 

阅示并发送收文员 

系统分文 

办结 

收文预归档 

  

                   

    

成都山地所发文流程 

  

第一步 

第二步 

第三步 

第四步 

第五步 

第六步 

第七步 

第八步 

  

   

拟稿  

 

处内审核  

 

办公室核稿→ 

所领导签发→ 

办公室复审→ 

发文下发 

与上传  

 

办结  

 

预归档 

  

参与人 

拟稿人 

部门负责人 

核稿员 

所领导 

办公室负责人 

排版员 

文书 管理员 

 

拟稿人 

  

操作要点 

  

  

1.填写基本信息 标题、主送、抄送 主题词、拟文意见 印发机关 

 

 

 

1.审核修改 正文 

 

1.审核格式 

1.签批意见 

1.审核公文格式与内容 

1.系统发文 

1.办结公文 

1.系统 

预归档 

  

2.点击“发送”选择“办公室核稿” 

2.点击“发送”传给所领导签批 

2.点击“发送”选择“办公室复审” 

2.给文号 

2.盖章 

  

  

  

2.正文编辑: 复制正文内容(3号仿宋);如无抄送,请在正文版记中将抄送栏删除 

 

  

  

  

  

3.打印批办单 和正文 

 

  

  

  

3.选择印刷通知单中收文单位 

  

  

  

  

  

  

  

  

4.完成正文编辑后点击“发送”并选择“处内审核”或“办公室核稿” 

  

  

  

  

  

  

  

  

                     

    

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