为保证进馆档案质量，根据院档案馆二期进馆档案整理要求，结合我院的实际情况，特制定成都分院二期进馆档案整理工作规范，请遵照执行。 

　　一、整理原则 

　　遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，充分利用原有的整理基础。 

　　二、整理方式 

　　保持原有整理方式---以案卷为单位进行整理。 

　　三、整理内容 

　　对文件材料进行分类、组卷、卷内文件排列、编页、编制卷内文件目录、填写卷内备考表、填写案卷封面、案卷排列、编制档号、编制案卷目录、修整、装盒，使之有序化。 

　　四、整理步骤 

　　1.分类和组卷 

　　⑴分类方案：年度—问题—保管期限； 

　　⑵类别号： 综合管理类01，科研（外事）管理类02，人事（教育）工作03,党群工作类04，财务管理类05，行政（后勤）工作类06；基建工作类07；保卫、技术安全、综合管理类08；规章制度类09。 

　　⑶根据进馆档案分类方案、鉴定结果，重新组卷。保持文件之间的有机联系，同一问题的文件材料集中组卷。 

　　2.卷内文件排列 

　　事由+时间，同一事由按时间先后或重要程度排列。 

　　卷内密不可分的文件材料排序时，正文在前，附件在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；批复在前，请示在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。 

　　3.修整和编页 

　　⑴对纸张变质、破损、字迹模糊、大幅文件、装订易压字文件、无价值文件的档案材料进馆前必须采用托纸、裱糊、加固、修复、复制、折叠、去污、剔除、去金属等办法进行修整。 

　　⑵页号应逐页编制，不重号、不漏号、不跳号，页号分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 

　　⑶具有有效图文信息的档案均编写页号；空白表与前页表格形式相同，该页不编页；空白表格是前面表格组成部分，没填写内容，需要编页；与正文内容无关页面（废页）打X,不编页；超大纸折叠成后在右上角编页；贴页需编页。     

　　4. 填写卷内目录和卷内备考表 

　　⑴序号：即件号，以一份文件为单位，按在卷内的排列顺序依次填写。不同案卷应分别从l起编写序号； 

　　⑵责任者（执笔人）：一般为文件的落款单位、署名者。多个责任者时，以“、”号隔开； 

　　⑶文号：如实逐录。有多个文号时，填写一个主办机关的文号； 

　　⑷文件题名：包括“责任者、事由、文种”3要素，填写文件标题的全称。如无标题可依据文件的内容自拟确切题名。外文文件应有翻译的相应中文题名； 

　　⑸日期：一般以签字盖章日期为准。用８位阿拉伯数字表示，如：1981-01-04。无法考证年度的著录归档年度；无法考证月、日期的统一用“01-01”，并备注“自拟日期”； 

　　⑹页号：著录卷内每件档案的起始页号，最后一件著录起止页号，如15-20； 

　　⑺密级：著录清密定密后的密级，不著录“公开”； 

　　⑻备注：需要说明的其他事项 ； 

　　⑼填写卷内备考表，说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等及其他需要说明的情况。著录“因进馆重新整理”。 

　　5. 填写案卷封面 

　　案卷封面各项目填写的内容应与案卷目录内容一致。案卷标题要简明扼要、能准确地反映卷内文件主要内容。一般由责任者、内容、文种/文件类型三要素组成。 如：责任者+关于+问题+的+名称，责任者+文件针对时间+问题+名称；      

　　起止日期，填写案卷内最早和最晚形成文件的年月；密级，填写划定卷内文件的最高密级。 

　　6.装盒 

　　装盒，进馆档案按问题分类形成案卷后以件为单位用燕尾夹固定（不装订），依卷内序号依次装入档案盒，一个档案盒内放置1卷档案。装盒顺序，卷内目录--文件材料—备考表； 

　　7.案卷排列和编档号 

　　⑴案卷的排列，按照分类方案，即年度—问题—保管期限-案卷序号，依次排列； 

　　⑵档号编制应按照分类方案和排列顺序，并遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则进行依次编号。 

　　研究所（院）档号：由年度、问题、保管期限和案卷号组成，案卷号为流水号，如： 1981-01-Y1,代表：1981年综合管理类永久第1卷；档案馆档号：全宗号-档案门类代码 -案卷号，如：I246-WS-00001，代表：成都山地所文书档案第1卷。 

　　8. 编制案卷目录 

　　案卷目录由卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，对照案卷封面上的内容逐一著录。 

　　五、不进馆档案的处置 

　　拟销毁的档案编制清册，应按程序办理相关手续，不宜立即销毁，暂时保全； 

　　留存的档案整理装订编制目录，放回原处做好档案的利用和管理。 

　　六、声像档案的整理 

　　1.声像档案的分类按问题-年度，以载体为单位组卷。照片档案按专题、内容组卷。 

　　2.每张照片应系统编写说明，包括人物、时间、地点、事由、摄影者、背景说明。