一、科研仪器设备采购（由科技处负责材料收集） 

1 

科研仪器设备选型论证材料（含可行性研究报告等） 

永或长 

2 

科研仪器装备购置请购单 

永或长 

3 

购置“科研仪器设备”批复文件 

永或长 

4 

机电设备进出口主管部门审批文件或复印件 

长期 

4.1 

机电设备进口登记表 

长期 

4.2 

进口许可证 

长或短 

4.3 

最终用户与用途说明 

长或短 

4.4 

代理协议的付款通知书 

长或短 

5 

对外贸易商务签约“合同”（外贸合同书） 

长期 

5.1 

报价单和合同附件 

长期 

5.2 

技术协议 

长期 

5.3 

商务技术谈判备忘录 

长期 

6 

进口科研仪器设备申请“海关减免免税”文件 

永或长 

7 

海关批准“进口货物（科教用品）海关减免税”证明 

永或长 

8 

海关报关单 

长期 

9 

进口设备空运单、海关提单、运输保险单 

长期 

二、科研仪器设备验收阶段（由行管中心负责材料收集） 

1 

设备到货装箱单、开箱检验记录与破损记录（照片） 

长期 

2 

设备使用说明、安装手册、操作手册、质保书、合格证、随机技术资料 

长期 

3 

商检局检验结果单、进口商品检验申请单等 

长期 

4 

进口商品质保期间内故障报告单 

长期 

5 

商检局出具品质、数量证书 

长期 

6 

进口商品对外索赔、维修，更换货物出口报关单 

长期 

7 

仪器设备现场安装和调试记录 

长期 

8 

仪器设备验收报告 

长期 

9 

仪器设备专业货款结算书发票凭证 

长或短 

10 

设备管理部门固定资产入库验收单（或复印件） 

长或短 

11 

仪器设备固定资产管理档案建档卡片台帐登记表 

长期 

三、科研仪器设备使用运行阶段（由综合档案室负责材料收集） 

1 

科研仪器设备随机技术资料档案材料目录（编号） 

长或短 

2 

科研仪器设备操作规程 

长或短 

3 

科研仪器设备使用管理规定 

长或短 

4 

科研仪器设备故障维修更换部件记录报告 

长或短 

5 

科研仪器设备定期检查记录 

长或短